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Dateien verdrängen den Leitz-Ordner

Immer mehr Geschäfte werden heute digital abgewickelt. Von der Bestellung im Online-Shop über die E-Mail bis zur digitalen Rechnung. Nur noch Bits und Bytes, aber kein Papier mehr. Enorm praktisch? Ja, und enorm gefährlich! Denn wenn es keine zuverlässige und vor allem rechtssichere Archivierung gibt, kann es spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung ein böses Erwachen geben. Die Buchführung entspricht dann nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen, es drohen Nachzahlungen beim Finanzamt.

Die IT-Experten der Emil Tepe GmbH sind Spezialisten auf diesem Gebiet und wissen, welche Aspekte berücksichtigt werden müssen.

Was muss archiviert werden?

– Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte
– Handels- oder Geschäftsbriefe
– Buchungsbelege und sonstige Unterlagen

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, welche im alltäglichen Geschäftsbetrieb benötigt wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge. Dieses gilt auch dann, wenn diese Dokumente und Daten per E-Mail versendet werden.
Wer trägt die Verantwortung und welche Konsequenzen drohen?

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen Schadenersatzansprüche, zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen.
E-Mail als Beweis vor Gericht?

Es ist ratsam, E-Mails zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf sie zurückgreifen zu können. E-Mails genießen zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde, sie sind aber oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern E-Mails wichtige Informationen zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten.
Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung

Es müssen alle relevanten E-Mails und vorhandene Datei-Anhänge vollständig aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten technisch auswertbar sein. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der E-Mails gewährleistet werden.

Sonstige Aufbewahrungspflichten

Es gibt branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten, die sich aus den entsprechenden Verordnungen und Gesetzen ergeben. Hier werden unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben. Diese Aufbewahrungspflichten stellen keine weiteren technischen Anforderungen an die Informationstechnologie. Es erweitert sich jedoch der Kreis der aufzubewahrenden Unterlagen und Informationen. Diese sind im Einzelfall zu prüfen. Letztendlich können mit einer entsprechenden Archivierungssoftware somit auch diese Aufbewahrungspflichten (hinsichtlich E-Mails) technisch erfüllt werden.

Wir bei Tepe unterstützen Sie gerne bei der Planung und Implementierung einer E-Mail-Archivierungssoftware. Für eine kostenlose und unverbindliche Beratung steht Christina Böckmann als Ansprechpartnerin bei Tepe gerne zur Verfügung – telefonisch unter 04443/963080 oder per E-Mail christina.boeckmann@tepe-online.de.

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Published on: 20 August 2015
Posted by: ovadmin

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