29.03.2025
Christopher Wehming von Bode & Partner informiert zum Thema E-Rechnungen
Ein großes Thema in der Kanzlei Bode & Partner ist derzeit der Komplex E-Rechnungen. "Das Thema ist zum 1. Januar richtig interessant geworden", sagt Christopher Wehming. Der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei Bode & Partner beschäftigt sich intensiv mit der Thematik. In zwei Newslettern wurden den Mandanten von Bode & Partner bereits zeitig die notwendigen Informationen übermittelt.
E-Rechnung? Was ist das überhaupt? Bei einer E-Rechnung handelt es um einen elektronischen Datensatz, der einem bestimmten Format entspricht. Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich um eine Rechnung, die elektronisch versendet wird, deren strukturierte Daten auslesbar sind und die einen verpflichtenden Mindestsatz an Daten enthält. Der Datensatz kann auch in einer PDF-Datei eingebettet sein. Allerdings stellen die Rechnungen, die bis zum 31.12.2024 insbesondere im PDF-Format versendet wurden, in der Regel keine E-Rechnung in diesem Sinne dar, weil die Daten in der Datei weder strukturiert noch maschinell auslesbar waren.
Seit diesem Jahr haben Unternehmer die Möglichkeit, statt Papierrechnungen auf freiwilliger Basis E-Rechnungen zu verschicken, ohne sich die Einwilligung des Kunden einzuholen, sofern dieser auch Unternehmer ist. "Das bedeutet im Umkehrschluss, dass jeder Unternehmer ab sofort in der Lage sein muss, E-Rechnungen empfangen, lesen, verarbeiten und aufbewahren zu können", schildert der Diplom-Ökonom.
Die Verpflichtung, Rechnungen als E-Rechnungen zu versenden, greift grundsätzlich erst ab dem 1. Januar 2027, für Unternehmen mit einem Umsatz von unter 800.000 Euro sogar erst ab dem 1. Januar 2028. "Dennoch muss man sich jetzt schon mit dem Thema beschäftigen. Jedes Unternehmen kann wie erwähnt elektronische Rechnungen bekommen und muss darauf vorbereitet sein." Bode & Partner gibt in diesem Zusammenhang Handlungsempfehlungen, um eingehende E-Rechnungen lesen, verarbeiten, zahlen und aufbewahren zu können.
Prozessuale Abbildung des Rechnungseingangs: Prüfen Sie, wo elektronische Rechnungen eingehen und wer Zugriff auf die entsprechenden Postfächer hat
Sorgen Sie am besten dafür, dass die Rechnungen auf einer zentralen Mailadresse eingehen und teilen Sie diese Mailadresse Ihren Lieferanten und Dienstleistern mit
Hinterfragen Sie, wie der weitere Bearbeitungsprozess der E-Eingangsrechnungen verläuft und stellen Sie diesen ggf. um. Kontaktieren Sie in diesem Zusammenhang auch ihren Softwareanbieter, sofern Sie eine gesonderte Software innerhalb des Prozesses verwenden.
Bitte denken Sie daran, dass eingehende Rechnungen im Ursprungsformat zu archivieren sind; eine eingehende E-Rechnung ist somit als E-Rechnung zu archivieren
Schulungen der Mitarbeiter hinsichtlich der Änderungen
In Deutschland gibt es derzeit zwei etablierte E-Rechnungs-Formate. Das Format ZUGFeRD hat den Vorteil, dass es sich mit einem PDF-Programm öffnen und lesen lässt. "Der Empfänger der Rechnung wird auf den ersten Blick keinen Unterschied zu einer "normalen" PDF-Rechnung sehen", erklärt Christopher Wehming und ergänzt: "Das Format XStandard ist dagegen nicht ohne weiteres lesbar. Die Datei kann aber lesbar gemacht werden. Hierfür gibt es im Internet entsprechende Tools, zum Beispiel unter www.ultramarinviewer.de."
Das Thema E-Ausgangsrechnungen hat aktuell aufgrund der Übergangsregelungen noch keinen ganz so hohen Stellenwert. "Sind Sie allerdings künftig zum Ausstellen von E-Rechnungen verpflichtet und verwenden Sie für die Rechnungsschreibung eine Software, sollten Sie den Softwareanbieter kontaktieren und erfragen, ob dieser spätestens zum 1. Januar 2027 E-Rechnungen über seine Software anbietet oder ein Add-On empfehlen kann, das kompatibel zu seiner Software ist. Andernfalls sollte ein Programmwechsel in Erwägung gezogen werden", rät Christopher Wehming.
"Im Thema ist noch Bewegung drin. Zunächst waren alle Unternehmen von der Regelung betroffen, zwischenzeitlich wurden Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz ausgenommen von der Pflicht, E-Rechnungen zu schreiben. Allerdings müssen sich auch Kleinunternehmer auf E-Eingangsrechnungen einstellen und entsprechende Maßnahmen treffen", erläutert der Fachmann. Christopher Wehming ist gespannt auf die weitere Entwicklung bei dem Thema und hilft bei Fragen und Unklarheiten gerne weiter.
