Auf dem Weg in die digitale Buchführung

Aus zahlreichen Ordnern voller Rechnungen und Belegen wird jeder Vorgang einzeln und mit dem notwendigen Zeitaufwand manuell gebucht. Dieses Szenario gehört immer mehr der Vergangenheit an. Der Grund: Die digitale Buchführung hält zunehmend Einzug in Unternehmen und Steuerberatungskanzleien. Auf diese Entwicklung setzt auch die Steuerberatungskanzlei Stefan Tepe, die mit technischer Unterstützung durch die Emil Tepe GmbH die digitale Buchführung seit dem 01.01.2017 flächendeckend einsetzt.

Die Internetanwendung „DATEV Unternehmen online“ schafft dabei individuelle Möglichkeiten in der Zusammenarbeit zwischen der Kanzlei und den Mandanten. Der Schlüssel für diese Zusammenarbeit ist der digitale Belegaustausch. Die Mandanten scannen Belege im Unternehmen oder per Smartphone ganz einfach ein und übertragen sie in das DATEV-Rechenzentrum. „Das Rechenzentrum befindet sich in Deutschland und unterliegt den deutschen Datenschutzbestimmungen”, erklärt Christian Rau von der Emil Tepe GmbH.

Im Rechenzentrum stehen die digitalisierten Belege und Dokumente für das Unternehmen und die Kanzlei zentral zur Verfügung. Der Steuerberater übernimmt die für die Verbuchung relevanten Informationen durch eine automatische Belegerkennung direkt in den Buchungssatz. Den Unternehmen steht mit DATEV Unternehmen online ein Produkt für den kompletten kaufmännischen Prozess und eine Lösung für die Personalabteilung zur Verfügung. 

In der Kanzlei Stefan Tepe kann die Zeit dank der Digitalisierung effektiver für die Buchführung genutzt werden. Die digitalen Belege stehen dem Steuerberater zudem laufend auf Knopfdruck zur Verfügung, so dass die Beratungsmöglichkeiten intensiviert werden. Auch die Mandanten können jederzeit auf die Belege zugreifen und diese für die weitere Bearbeitung wie zum Beispiel den Zahlungsverkehr oder das Mahnwesen nutzen.

Die Buchführungsarbeiten werden zukünftig deutlich flexibler. Mitunter wird die Buchhaltung wöchentlich oder gar täglich durch den Steuerberater aktualisiert. So kann der Mandant beispielsweise jederzeit und an jedem Ort online die Offene-Posten-Liste über unbezahlte Kunden- oder Lieferanten-Rechnungen ansehen und zum Beispiel per Bildschirmklick den Auftrag geben, eine Rechnung zu bezahlen.

„Auf diese Weise bekommen die Mandanten aktuellere Zahlen und wissen stets, wie sich die Ertragslage ihres Unternehmens momentan entwickelt”, sagt Stefan Tepe. Diese zeitnahe und transparente Form der Buchführung bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen.

Neben dem Nutzen durch die topaktuellen Zahlen sparen Mandanten ebenfalls in enormem Maße Zeit durch die effektivere Buchungsverwaltung ein. Im Allgemeinen verschlanken sich die bisher zeitaufwändigen Prozesse für das Sammeln, Sortieren und Transportieren der Unterlagen zum Steuerberater. „Die Arbeitszeit kann im Unternehmen effektiver genutzt werden, da der Belegtransfer von einem Ordner zum nächsten und damit eine Menge Papierverwaltung entfällt”, erklärt Stefan Tepe. Die digitale Buchführung bietet somit erhebliche Vorteile für den Steuerberater und seine Mandanten: Eine klassische Win-Win-Situation.

In einem Video auf YouTube, das unter folgendem Link (https://www.youtube.com/watch?v=MWCw-Krydsg) abgerufen werden kann, wird die Funktionsweise des Systems anschaulich erläutert. Die digitale Buchführung sollte laut Aussage von Stefan Tepe in einer Kooperation zwischen Kanzlei, IT-Experten und Mandanten eingeführt und fortentwickelt werden, um eine umfassende Beratung nebst Betreuung und Service bieten zu können. Die DATEV eG ist der führende Anbieter einer Branchenlösung für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmen.

Die Firma Emil Tepe GmbH ist seit 2009 Systempartner der DATEV und betreut eine Vielzahl von Kanzleien sowie Unternehmen in allen technischen Fragen digitaler Buchführung. „Das Interesse der Unternehmen ist enorm”, sagt Christian Rau. Er sorgt mit seinem Team für die technische Umsetzung und den Support der digitalen Buchführung. Die Fachleute kümmern sich darum, dass die technischen Voraussetzungen zum Einscannen der Belege vorhanden sind, liefern die Hardware, installieren die Software und sorgen bei eventuellen technischen Schwierigkeiten für Abhilfe.

„Es ist wichtig, dass ich einen Partner direkt in Dinklage habe, der für einen reibungslosen Ablauf sorgt”, sagt Stefan Tepe, der bereits seit zehn Jahren partnerschaftlich und vertrauensvoll mit der Emil Tepe GmbH zusammenarbeitet. Als zertifizierter DATEV-Systempartner unterstützt die Emil Tepe GmbH Interessenten gerne bei der Implementierung von DATEV Unternehmen online in Kooperation mit dem jeweiligen Steuerberater. Ansprechpartner ist Christian Rau, der unter Tel. 04443/963080 und per E-Mail an christian.rau@tepe-online.de zu erreichen ist.

DATEV Unternehmen online sorgt zusammen mit ihrem steuerlichen Berater für einen bestens organisierten Büroalltag und eine qualitativ hochwertige Buchführung. „Die digitale Buchführung wird die Zukunft sein. In ein paar Jahren wird niemand mehr von der bisherigen Buchführung reden”, ist Stefan Tepe überzeugt.

Text: Heinrich Klöker